TÜBİTAK Projeleri İş Akış Süreçleri
- TÜBİTAK destekleri ile bilgilendirme yapılması, çağrıların takip edilmesi ve duyurulması, çağrılar ve destek programları ile ilgili akademisyenlerin eşleştirilmesi, TÜBİTAK başvuru belgesinin proje yürütücüsü ve ekibiyle birlikte hazırlanması, Etik Kurul, yasal izin belgesi, proforma fatura da dâhil destekleyici belgelerin temin edilmesinde proje yürütücüsüne destek olunması, başvuru belgesinin gözden geçirilmesi, başvurunun çevrimiçi sistem üzerinden gerçekleştirilmesinde proje yürütücüsüne destek sağlanması, çevrimiçi başvuru yapıldıktan sonra imza işlemleri için proje yürütücüsünün Proje Destek Ofisi’ne (PDO) yönlendirilmesi ve proje başladıktan sonra ara rapor ve kapanış raporu tarihlerinin proje yürütücüsüne hatırlatılması ile ilgili tüm çalışmalar Bilgi ve Teknoloji Transfer Ofisi (BTTO) tarafından yürütülür.
- TÜBİTAK proje başvurusu çevrimiçi sistemden yapıldıktan sonra başvuru formunun imzalanması için başvuru formu ve ekleri proje yürütücüsü tarafından PDO’ya iletilir. PDO, başvuru belgelerini Rektörlük onayına ve imzasına sunar. İmzalar tamamlandıktan sonra proje yürütücüsü başvuruyu yapar.
- Projenin TÜBİTAK tarafından kabul edildiğine dair ilgili resmi yazı ve proje sözleşmesi üniversitemiz Yazı İşleri Müdürlüğüne iletildiğinde bir nüshası Mali İşler Daire Başkanlığı bir nüshası PDO ofisine iletilir.
- Mali İşler Daire Başkanlığı TÜBİTAK projesi kurum hesabı açılışı resmi yazısı ve talebi kendilerine iletildiğinde bu yazının bir kopyasını PDO ve BTTO’ya iletir. Proje yürütücüsü ilgili kurum hesabının açılması için PDO’ya ıslak imzalı dilekçesiyle talepte bulunur. Dilekçe PDO aracılığıyla EBYS’den Mali İşler Daire Başkanlığı’na iletilir.
- Proje yürütücüsü proje kapsamında yapılacak tüm satın alma, proje teşvik ikramiyesi ve bursiyer ödemeleri, seyahat, sarf malzemeleri harcamaları vb. gibi tüm harcama ve ödemeler için PDO ofisine ıslak imzalı dilekçe ve ekleriyle başvurur. PDO ilgili belgeleri Mali İşler Daire Başkanlığı ve İnsan Kaynaklarına EBYS üzerinden iletir ve gerekli işlemlerin diğer idari birimler nezdinde başlatılmasını sağlar.
- TÜBİTAK bursiyer ödemeleri için aylık bursiyer ödeme talepleri bursiyerin çalıştığı ayın sonunda yapılır. Örnek vermek gerekirse Ocak ayı için bursiyer ödemesi talep edilecekse bu ödeme talebi Şubat ayı içerisinde proje yürütücüsü tarafından ıslak imzalı dilekçe ve ekleriyle birlikte PDO’ya iletilir.
- Proje bütçesindeki tüm mali hareketler Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından takip edilir.
- Proje yürütücüsü proje takvimine göre gelişme raporlarını ve kapanış raporunu hazırlar ve TÜBİTAK’a sunar. Kapanış raporu ekinde yer alan yeminli mali müşavir raporu Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından hazırlanır.
- Proje hesap kapanışı Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir ve hesap kapanış bilgileri PDO ve BTTO ile paylaşılır.
