FORGOT YOUR DETAILS?

Bilimsel Araştırma Projeleri İş Akış Süreçleri

  • Proje yürütücüsü tarafından hazırlanıp nihai hale getirilerek parafları ve imzaları tamamlanan BAP başvuru formu PDO’ya teslim edilirken, başvuru formuyla beraber, projede görev alacak ve herhangi bir kuruma bağlı olarak tam zamanlı çalışmayan, SGK sağlık sigortası kapsamında olmayan (anne baba üzerinden bakılanlar dâhil) her araştırmacı ve bursiyer için başvuru formunun ekindeki SGK Bilgi Formu aşağıda belirtilen kriterler çerçevesinde doldurularak ekleriyle birlikte (nüfus kimliği fotokopileri) imzaları tamamlanmış bir şekilde PDO’ya teslim edilir. Başvuru formuyla beraber SGK Bilgi Formu teslim edilmeyen araştırmacı ve proje bursiyerlerinin SGK girişleri İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından zamanında yapılamayacağından ötürü SGK kapsamında olmayan proje çalışanlarının projede çalışmaya başlaması mümkün değildir:
    • Projede görev alacak araştırmacı Yaşar Üniversitesi’nde çalışan tam zamanlı Öğretim Elemanı (Öğretim Üyesi, Öğretim Görevlisi, Araştırma Görevlisi, Okutman) ya da İdari Çalışan ise, hâlihazırda üniversitemizde bu görevi kapsamında SGK güvencesi olduğu için BAP projesi kapsamında ayrıca SGK girişi yapılmaz. SGK Bilgi formunun doldurulmasına gerek yoktur. BAP projelerinde Üniversitenin tam zamanlı akademik ve idari personeline ücret ödemesi yapılmaz.
    • Projede görev alacak araştırmacı Yaşar Üniversitesi’nde yarı zamanlı çalışan ve tam zamanlı olmayan Öğretim Elemanı ya da İdari Çalışan ise ve proje kapsamında ödeme yapılacaksa, BAP projesi kapsamında SGK girişi yapılması zorunludur. Yarı zamanlı Öğretim Elemanı ya da idari çalışan, proje kapsamında ödeme alacağı için SGK Bilgi Formu’nda yer alan banka bilgilerinin doldurulması ve hâlihazırda var olan/açılacak banka hesabının üniversitemiz kuralları gereği Garanti Bankası hesabı olması gerekmektedir.
    • Projede görev alacak araştırmacı Yaşar Üniversitesi’nde yarı zamanlı çalışan ve tam zamanlı olmayan Öğretim Elemanı ya da İdari Çalışan ise ve proje kapsamında ödeme yapılmayacaksa BAP projesi kapsamında SGK girişi yapılması zorunludur. Ancak bu kez proje kapsamında herhangi bir ödeme alınmayacağı için SGK Bilgi Formu’nda yer alan banka bilgilerinin doldurulmasına gerek yoktur.
    • Projede görev alacak araştırmacı Yaşar Üniversitesi dışında başka bir üniversitede yarı zamanlı olarak çalışıyorsa, BAP projesi kapsamında yarı zamanlı SGK girişi yapılması zorunludur. Üniversitemiz personeli olmayan proje çalışanlarına BAP kapsamında herhangi bir ödeme yapılmadığı için SGK Bilgi Formu’nda yer alan banka bilgilerinin doldurulmasına gerek yoktur.
    • Projede görev alacak araştırmacı Yaşar Üniversitesi dışında başka bir üniversitede tam zamanlı olarak çalışıyorsa, hâlihazırda çalıştığı üniversitede bu görevi kapsamında SGK güvencesi olduğu için BAP projesi kapsamında üniversitemizde bu araştırmacı için ayrıca SGK girişi yapılmaz. SGK Bilgi formunun doldurulmasına gerek yoktur.
    • Projede görev alacak proje bursiyerine, proje kapsamında ödeme yapılacaksa, BAP projesi kapsamında SGK girişi yapılması zorunludur. Bursiyer, proje kapsamında ödeme alacağı için SGK Bilgi Formu’nda yer alan banka bilgilerinin doldurulması ve hâlihazırda var olan/açılacak banka hesabının üniversitemiz kuralları gereği Garanti Bankası hesabı olması gerekmektedir.
    • Projede görev alacak proje bursiyerine, proje kapsamında ödeme yapılmayacaksa BAP projesi kapsamında SGK girişi yapılması zorunludur. Ancak bu kez bursiyer proje kapsamında herhangi bir ödeme alamayacağı için SGK Bilgi Formu’nda yer alan banka bilgilerini doldurmak zorunda değildir.
  • BAP projesinde çalışacak proje bursiyeri ve araştırmacıların isimleri başvuru sırasında henüz belli değilse, bu kişilerin isimleri belli olur olmaz proje yürütücüsü tarafından proje başvuru formu güncellenerek e-mail yoluyla PDO’ya bildirilir. Projede görev alacak proje bursiyerleri ve araştırmacıların göreve başlayacağı ve ayrılacağı tarihler hem proje başvuru formunda hem de SGK Bilgi Formlarında belirtilir, bu kişiler için Madde 1’de belirtilen adımlar proje yürütücüsü tarafından yerine getirilir. Aksi takdirde SGK formları zamanında iletilmeyen ve SGK girişleri yapılamayan proje personelinin projede çalışmaya başlaması mümkün değildir.
  •  Projede çalışan proje bursiyerleri ve araştırmacıların projeden ayrılması, çalıştıkları sürenin uzatılması veya projeye yeni proje bursiyeri ve araştırmacı eklenmesi durumunda proje yürütücüsü PDO’ya aynı gün içerisinde email yoluyla ve ıslak imzalı bir dilekçeyle ilgili değişikliği bildirir ve yeni başlayan proje personeli için SGK Formlarını ilgili personel projede çalışmaya başlamadan önce PDO’ya teslim eder. Proje ekibindeki değişikliğin en kısa zamanda PDO’ya bildirilmesi ve PDO tarafından da İnsan Kaynakları Müdürlüğü ile Muhasebe ve Personel Müdürlüğü’nün bilgilendirilmesi, söz konusu proje çalışanıyla ilgili ödeme ve SGK işlemlerinin iptali ya da başlatılması açısından kritik önem taşımaktadır. Yürütücü ve üniversite arasında imzalanan BAP sözleşmesine göre SGK Bilgi Formları proje başvurusu sırasında PDO’ya iletilmeyen ve SGK girişleri yapılmadan aktif olarak projede çalıştırılmaya başlanan araştırmacı ve/ya bursiyerlerin projede sigortasız çalıştırılması sonucu Yaşar Üniversitesi'ne uygulanacak her türlü mali müeyyideden proje yürütücüsü sorumlu tutulur.
  • BAP projesi kapsamında proje bursiyerleri için talep edilmiş olan aylık ödeme tutarı Brüt Tutar olup, ilgili tutar üzerinde zorunlu vergi ve sigorta kesintileri yapılmaktadır. Proje bursiyerlerine ödenecek aylık ödeme miktarları BAP Bursiyer Ödemeleri Formu’nda belirtilmiş olup, proje yürütücüleri buradaki rakamsal aralıkları temel alarak ödeme tutarlarını belirler (İlgili form PDO ofisinden ya da PDO web sitesinden temin edilebilir).
  • BAP projesi kapsamında görev yapacak proje bursiyerleri için Lisansüstü Eğitim-Öğretim bursu talep edilebilir. Bu talep PDK tarafından değerlendirilerek karara bağlanır. Burs talebi için Lisansüstü Bursluluk Formunun BAP Başvuru formu doldurulduğu sırada doldurulur ve proje yürütücüsü tarafından imzaları tamamlanmış olarak başvuru formuyla beraber PDO’ya teslim edilir (İlgili form PDO ofisinden ya da PDO web sitesinden temin edilebilir).
  • BAP projesi kapsamında proje bursiyeri ödemesi yapmak için, proje yürütücüsü ıslak imzalı olarak hazırladığı ödeme talebi dilekçesini ödeme talep edilen ayın 20’sine kadar PDO’ya iletir. Proje bursiyeri ödeme dilekçesi hazırlanırken, proje bursiyerinin ödemesinin aylık talep edilecek şekilde hazırlanması ve bu ödeme dilekçesinin bursiyerin son çalışma ayına kadar her ay yenilenerek PDO’ya teslim edilmesi gerekmektedir (Proje bursiyeri ödeme talebi dilekçesi örneği PDO ofisinden ya da web sitesinden temin edilebilir). Ödeme talebi dilekçesi PDO tarafından EBYS üzerinden Muhasebe ve Personel Müdürlüğü’ne iletilir. Dilekçe Muhasebe ve Personel Müdürlüğü’ne iletildikten sonra bursiyer ödemeleri ile Muhasebe ve Personel Müdürlüğü ilgilenmekte ve konuyu takip edip ilgili BAP bursiyer ödemesini ayın son günü (Pazar gününe denk gelmiyorsa) bursiyerin Garanti Bankası hesabına öder.
  • BAP projesi kapsamında makine/teçhizat/sarf malzemeleri ve hizmet alımı yapmak için proje yürütücüsü ıslak imzalı olarak hazırladığı satın alma/hizmet alımı talebi dilekçesini ilgili satın alma süreci başlatılmak istendiğinde PDO’ya iletir. Eğer satın alınacak mal ya da hizmet yurtdışından temin edilecekse, yurtdışından yapılan satın alma süreçlerinde ve gümrükte öngörülemeyen gecikmeler yaşanabileceğinden ötürü ilgili satın alma sürecinin proje sözleşmesi imzalandıktan hemen sonra başlatılması proje süreçlerinin ve proje takviminin aksamaması açısından önem arz etmektedir. Satın alınması istenen malzemelerin SAP girişi PDO tarafından yapılarak sistem üzerinden ilgili satın alma talebi Satın Alma Müdürlüğü’ne yönlendirilir. Dilekçe Satın Alma Müdürlüğü’ne iletildikten sonra malzemelerin alımı ile Satın Alma Müdürlüğü ilgilenmekte ve konuyu takip edip sonuçlandırır. (Satın alma/hizmet alımı talebi dilekçesi örneği PDO ofisinden ya da PDO web sitesinden temin edilebilir).
  • BAP projesi kapsamında onaylanan seyahat, ulaşım ve konaklama masrafları için yapılacak olan harcamalar ilk etapta proje yürütücüsü tarafından yapılır ve gerçekleştirmiş olduğu seyahat, ulaşım ve konaklama harcamaları harcama yapıldıktan sonra yürütücü tarafından seyahat ödeme dilekçesi ile talep edilir. Bu süreçte masrafların proje yürütücüsünün hesabına ödenmesi için proje yürütücüsü, seyahat ödeme talep dilekçesini ekleriyle beraber (ıslak imzalı müteferrik gider formu ve harcaması yapılan fiş/fatura belgelerinin orijinal makbuz, fiş faturaları) doldurularak her ayın 25’ine kadar PDO’ya iletir. Ödemesi talep edilen fiş/fatura belgelerinin tarihlerinin eski/ geçmiş dönemli olmaması, içinde bulunulan ay ile aynı tarihli olması, aynı ayın faturaları olması gerekmektedir. İnternet çıktıları, fiş fotokopileri ve POS cihazı çıktılarının mali geçerlilikleri olmayıp üniversitemiz tarafından kabul edilmemekte ve ödemesi yapılmamaktadır (Seyahat ödeme talebi dilekçesi örneği PDO ofisinden ya da web sitesinden temin edilebilir).
  • Proje yürütücüsü talep etmesi durumunda BAP projesinin süresini toplam sürenin 1/3’ü kadar uzatabilir. BAP projesinin süresini uzatma sebebini belirten ıslak imzalı dilekçesini doldurarak PDO’ya iletir. Proje yürütücüsü BAP projesi ek süre talebi dilekçesini PDO’ya teslim ettiği tarihten sonra, en yakın zamanda gerçekleşecek olan PDK toplantısında ilgili dilekçe görüşülerek, PDK kararı proje yürütücüsüne bildirilir (Ek süre talebi dilekçesi örneği PDO ofisinden ya da PDO web sitesinden temin edilebilir).
  • Proje yürütücüsü talep etmesi durumunda BAP projesinin bütçesini artırabilir. BAP projesi bütçesini arttırma sebebini belirten ıslak imzalı dilekçesini doldurarak PDO’ya iletir. Proje yürütücüsü proje süresince sadece bir defa bütçe artışı talebinde bulunabilir. Proje yürütücüsü BAP projesi ek bütçe talebi dilekçesini PDO’ya teslim ettiği tarihten sonra, en yakın zamanda gerçekleşecek olan PDK toplantısında ilgili dilekçe görüşülerek, PDK kararı yürütücüye bildirilir. Uygunluk verilmesi durumunda, proje yürütücüsü başvuru formunda ilgili değişikliği yaparak revize formu PDO’ya e-mail olarak gönderir (Ek bütçe talebi dilekçesi örneği PDO ofisinden ya da PDO web sitesinden temin edilebilir).
  • Proje yürütücüsü, BAP projesi başvuru formundaki bütçe kalemleri arasında bütçe fasıl aktarımı yapabilir. BAP başvuru formunda fasıl aktarımı yapmak istediği bütçe kalemlerini ve fasıl aktarımı sebeplerini belirten ıslak imzalı dilekçesini doldurarak PDO’ya iletir. Proje yürütücüsü BAP projesi bütçe fasıl aktarımı dilekçesini PDO’ya teslim ettiği tarihten sonra, en yakın zamanda gerçekleşecek olan PDK toplantısında ilgili dilekçe görüşülerek, PDK kararı yürütücüye bildirilir. Uygunluk verilmesi durumunda, proje yürütücüsü başvuru formunda ilgili değişikliği yaparak revize formu PDO’ya e-mail olarak gönderir (Bütçe fasıl talebi dilekçesi örneği PDO ofisinden ya da PDO web sitesinden temin edilebilir).
  • Proje yürütücüsü, BAP projesi başvuru formunun makine/teçhizat/sarf malzemeleri bölümünde belirtilen ürün kalemlerinde, değiştirmek istediği ürün kaleminde, ilgili kalem bütçesini aşmayacak şekilde malzeme değişikliği talebinde bulunabilir. BAP başvuru formunda malzeme değişikliği yapmak istediği kalemleri ve bu değişikliğin sebeplerini belirten ıslak imzalı dilekçesini doldurarak PDO’ya iletir. Proje yürütücüsü BAP projesi malzeme değişikliği dilekçesini PDO’ya teslim ettiği tarihten sonra, ilgili dilekçe PDK’da görüşülmeden PDK Başkanının uygunluğuna sunulur ve uygunluk için onay talep edilir. Karar proje yürütücüsüne PDO tarafından bildirilir. Uygunluk verilmesi durumunda, proje yürütücüsü başvuru formunda ilgili değişikliği yaparak revize formu PDO’ya e-mail olarak gönderir.
  • Proje kapsamında proje yürütücüsü tarafından makine/teçhizat, sarf malzemesi ve hizmet alımı kapsamında üniversiteye kesilecek her türlü faturada “Yaşar Üniversitesi ….. no.lu BAP projesi” yazması gerekmektedir.

 

TOP